Meetings müssen sein und dazu gehören klare Meeting-Regeln. Die meisten Betriebe sind so strukturiert, dass die Mitarbeiter nicht über längere Zeit vor sich hinarbeiten, sondern regelmäßig abgesprochen wird, was gerade läuft, was war, was ansteht. Kurz: Das Unternehmen bewältigt die Arbeit zusammen. Man informiert die Mitarbeiter und diese geben ständigen Report über Ihre momentane Tätigkeit.

Super Plan – der leider nicht aufgeht?

Theoretisch sind häufige Meetings nicht nur unerlässlich. Sie halten die betrieblichen Abläufe transparent verschaffen einen Überblick. Fehler werden frühzeitig bemerkt und die Richtung rechtzeitig optimiert und geändert. Meetings stärken auch das „Wir – Gefühl“ und zeigen dem Einzelnen durch den Vergleich, wo er gerade steht. Leider geraten Meetings oftmals zu „Schlammschlachten“ der Langeweile, besonders wenn alle mithören müssen, wovon sie nicht unmittelbar betroffen sind. Man versteht als Mitarbeiter irgendwann nur noch Bahnhof, und die eigene Arbeit bleibt in dieser Zeit liegen. Klare Meeting-Regeln müssen her.

Die tägliche Chance

Wie gestaltet man Meetings, die niemanden langweilen und dennoch genügend Raum für alles Notwendige bieten? Da Meetings sehr häufig, mitunter täglich stattfinden, finden Sie als Chef reichlich Gelegenheit, sich in dessen Durchführung zu üben. Wenn Sie einige Punkte immer wieder beachten, werden effektive und spannende Meetings bald zu Ihrem Spezialgebiet gehören.

Das oberste Gebot

Wie in so vielen Bereichen des betrieblichen Lebens hilft auch bei Meetings das rechte Maß an Sachlichkeit. Schweift man allerdings in den persönlichen Bereich ab, werden Tratsch und Lästereien sich nicht mehr ausschließen lassen. Jedes Meeting wird dann zum Weiterspinnen der Sensationen genutzt, die wirklich wichtigen Punkte sind dann nur noch lästiges Beiwerk. Daher: Lassen Sie konsequent alles draußen, was nicht unmittelbar zum Geschehen gehört. Das kuriose Erlebnis auf dem Weg zur Arbeit kann in der Mittagspause besprochen werden.

Klare Ziele – klare Stationen

Wichtig ist es, das Meeting so kurz und bündig wie nur irgend möglich durchzuführen. Schließlich ergänzen und dokumentieren Meetings die eigentliche Arbeit. Diese ist dennoch zu erledigen.

Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen Aspekt, sondern vor allem auch darum, dass die Spannungskurve der Mitarbeiter nicht abflaut. Bleibt die eigentliche Arbeit während des Meetings zu lange liegen, ist man „raus“ und  vieles lohnt sich am selben Tag nicht mehr anzufangen. Besser sind daher klare Vorgaben und Zeitrahmen für die anstehenden Aufgaben. Mehrere Zwischenmeetings helfen, den Überblick zu bewahren und dennoch am Ball zu bleiben.