Kündigung richtig schreiben: Wichtige Tipps und Muster für Ihr Kündigungsschreiben

Eine Kündigung ordentlich zu verfassen ist wichtig, damit sie auch wirklich rechtsgültig ist und keine Missverständnisse entstehen. Das Kündigungsschreiben muss schriftlich eingereicht, unterschrieben und die geltenden Kündigungsfristen beachtet werden. Viele Leute sind sich unsicher, wie so ein Schreiben genau aussehen sollte oder welche Formulierungen passen.

Hier gibt’s praktische Tipps, damit jeder ein passendes Kündigungsschreiben hinbekommt. Es geht um die wichtigsten Formalien, typische Fehlerquellen und Hinweise für verschiedene Situationen.

Grundlagen der Kündigung

Mit einer Kündigung wird das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet. Dabei gibt es klare Vorgaben zu Fristen, Form und den Rechten aus dem Arbeitsrecht.

Arbeitsvertrag und Kündigungsarten

Im Arbeitsvertrag stehen die Bedingungen des Jobs: Pflichten, Arbeitszeiten, Lohn und so weiter. Bei einer Kündigung unterscheidet man meist zwischen ordentlicher und außerordentlicher Kündigung.

Die ordentliche Kündigung hält eine gesetzliche oder vertragliche Frist ein. Eine außerordentliche Kündigung passiert meist fristlos, zum Beispiel bei gravierendem Fehlverhalten.

Beide Seiten – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – dürfen kündigen, müssen sich aber an die Regeln aus Vertrag und Gesetz halten. Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen.

Manche Verträge enthalten spezielle Regelungen, etwa zur Probezeit oder zu Kündigungsschutz-Regeln.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Das deutsche Arbeitsrecht gibt die Grundlagen für Kündigungen vor. Nach § 623 BGB gilt: Nur schriftliche Kündigungen sind gültig, eine mündliche reicht nicht.

Kündigungsfristen richten sich nach Arbeitsvertrag, Gesetz oder Tarifvertrag. Im Schreiben sollte klar stehen, wann das Arbeitsverhältnis endet.

Bestimmte Gruppen genießen besonderen Kündigungsschutz – zum Beispiel Schwangere, Betriebsräte oder Schwerbehinderte. Hier braucht es oft zusätzliche Genehmigungen oder Begründungen.

Arbeitgeber sollten den Erhalt der Kündigung schriftlich bestätigen und auf Wunsch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen.

Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung

Ein Tarifvertrag kann besondere Regeln zu Kündigung und Fristen enthalten. Solche Verträge gelten meist für ganze Branchen oder Betriebe und sind oft günstiger für Arbeitnehmer als Einzelverträge.

Auch eine Betriebsvereinbarung kann Kündigungsregeln enthalten. Sie wird zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ausgehandelt und ergänzt die gesetzlichen Vorgaben.

Wer einen Arbeitsvertrag unterschreibt, sollte wissen, ob ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung gilt. Die wichtigsten Infos stehen meist im Vertrag oder hängen im Betrieb aus.

Oft gibt es durch diese Regelwerke zusätzlichen Schutz, wie längere Kündigungsfristen oder Unterstützung beim Jobwechsel.

Das Kündigungsschreiben korrekt verfassen

Ein Kündigungsschreiben muss einige gesetzliche und formale Anforderungen erfüllen. Aufbau, Formulierungen und die Art der Zustellung sind entscheidend, damit die Kündigung wirklich wirksam ist.

Formale Anforderungen und Briefkopf

Am Anfang steht der Briefkopf: Absenderadresse, Datum und die Anschrift des Arbeitgebers. Zwischen den Angaben sollte etwas Platz gelassen werden.

Im Betreff sollte direkt stehen, worum es geht, zum Beispiel „Kündigung meines Arbeitsvertrags“. Ein höflicher Ton schadet nie. Am Ende braucht es Platz für die Unterschrift.

Das Schreiben sollte auf sauberem, weißem Papier stehen und ordentlich aussehen. Fehler im Briefkopf führen schnell zu Missverständnissen oder Verzögerungen.

Schriftform und Zugang der Kündigung

Die Schriftform ist Pflicht: Das Schreiben muss ausgedruckt oder handschriftlich verfasst und eigenhändig unterschrieben werden. Kündigungen per E-Mail, Fax oder Telefon sind nicht erlaubt.

Wichtig ist der Zugang der Kündigung beim Arbeitgeber. Entscheidend ist der Tag, an dem das Schreiben ankommt, nicht wann es abgeschickt wurde. Am sichersten ist die persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder der Versand per Einschreiben.

Das Schreiben sollte rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist beim Arbeitgeber sein, sonst läuft das Arbeitsverhältnis weiter. Wer auf Nummer sicher gehen will, behält eine Kopie und einen Nachweis über den Zugang.

Wichtige Inhalte und Formulierungen

Das Kündigungsschreiben sollte klar und knapp sein. Diese Punkte gehören rein:

• Vollständiger Name und Adresse des Absenders
• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Betreff: Kündigung des Arbeitsvertrags
• Datum
• Kündigungserklärung: Zum Beispiel „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag fristgerecht zum nächstmöglichen Termin.“
• Bitte um Bestätigung der Kündigung
• Eigenhändige Unterschrift

Das genaue Kündigungsdatum muss nicht immer genannt werden, wenn der nächste mögliche Termin erwähnt wird. Die Formulierungen sollten sachlich und freundlich bleiben.

Kündigungsgrund angeben

Meist muss der Arbeitnehmer keinen Grund für die Kündigung angeben. Ausnahme: Bei einer außerordentlichen oder fristlosen Kündigung kann das nötig sein.

Arbeitgeber müssen auf Nachfrage oft einen Grund nennen. Falls ein Grund im Schreiben steht, sollte er verständlich und ehrlich formuliert sein.

Ein Beispiel: „Aus persönlichen Gründen kündige ich das Arbeitsverhältnis fristgerecht.“ Wer unsicher ist, lässt den Grund lieber weg, um Missverständnisse zu vermeiden.

Kündigungsfristen und Sonderregelungen

Für eine Kündigung gelten bestimmte Fristen. Diese hängen davon ab, was im Gesetz, im Vertrag oder bei der Probezeit steht.

Gesetzliche Kündigungsfrist

Die gesetzliche Kündigungsfrist steht in § 622 BGB. Für Arbeitnehmer sind das normalerweise vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, es sei denn, im Vertrag steht etwas anderes.

Für Arbeitgeber verlängert sich die Frist je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit – zum Beispiel nach 2, 5 oder 8 Jahren.

Betriebszugehörigkeit	Kündigungsfrist
unter 2 Jahre	4 Wochen
ab 2 Jahre	1 Monat
ab 5 Jahre	2 Monate
ab 8 Jahre	3 Monate

Die gesetzliche Frist gilt nicht, wenn im Arbeitsvertrag ausnahmsweise eine kürzere Frist wirksam vereinbart wurde.

Kündigungsfristen laut Arbeitsvertrag

Viele Arbeitsverträge regeln die Kündigungsfristen selbst. Meist dürfen längere, aber selten kürzere Fristen als im Gesetz vereinbart werden.

Wichtige Punkte im Vertrag sind:

• Wann beginnt die Frist, wie lange dauert sie?
• Gibt es unterschiedliche Regelungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?
• Gelten Tarifverträge mit anderen Fristen?

Im Zweifel lohnt ein Blick in den Vertrag. Tarifverträge können gesetzliche Fristen übertrumpfen und enthalten manchmal Sonderregelungen. Werden im Vertrag oder Tarifvertrag Fristen genannt, haben diese meist Vorrang.

Kündigung während der Probezeit

In der Probezeit gelten oft eigene Regeln. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt dann zwei Wochen, egal aus welchem Grund.

Die Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern. Manche Verträge regeln während der Probezeit andere Fristen, meistens aber verkürzte, damit eine Trennung schneller möglich ist.

Auch in der Probezeit muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Das genaue Datum und das Ende der Frist sollte man im Blick haben.

Besondere Kündigungsformen und Verfahren

Wer ein Arbeitsverhältnis beenden will, sollte die verschiedenen Kündigungsarten kennen. Je nach Art und Gesetz gibt es unterschiedliche Verfahren, wann eine Kündigung gültig ist.

Ordentliche und außerordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung ist in der Regel der Standardweg, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Dafür gelten die gesetzlichen oder im Vertrag festgelegten Fristen, an die sich beide Seiten halten müssen.

Eine außerordentliche Kündigung läuft anders ab, weil sie die üblichen Fristen umgeht. Sie kommt vor allem bei schwerwiegenden Vorfällen zum Einsatz, etwa bei grobem Fehlverhalten. Ohne triftigen Grund ist sie nicht zulässig.

Nach § 626 BGB muss eine außerordentliche Kündigung innerhalb von zwei Wochen nach dem Bekanntwerden des Kündigungsgrunds erfolgen. Das schützt beide Seiten vor überhasteten Entscheidungen.

Fristlose Kündigung

Mit einer fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis sofort – es gibt keine Frist. Der Anlass muss so gravierend sein, dass eine weitere Zusammenarbeit nicht mehr zumutbar ist.

Typische Gründe sind Diebstahl, körperliche Angriffe oder massive Beleidigungen am Arbeitsplatz. Auch grobe Vertrauensbrüche können dazu führen, dass man sofort gehen muss.

Meistens ist vor einer fristlosen Kündigung eine Abmahnung nötig – außer, der Vorfall ist wirklich so schwerwiegend, dass das nicht mehr reicht.

Kündigungsgründe und Nachweise

Gerade bei außerordentlichen oder fristlosen Kündigungen müssen die Kündigungsgründe klar benannt und nachgewiesen werden. Arbeitgeber sind hier in der Beweispflicht.

Mögliche Gründe sind:

• Verhaltensbedingte Kündigung: Fehlverhalten des Mitarbeiters
• Personenbedingte Kündigung: Krankheit, mangelnde Eignung
• Betriebsbedingte Kündigung: Wegfall des Arbeitsplatzes durch wirtschaftliche Gründe

Im Streitfall müssen diese Gründe vor Gericht bestehen. Gute Dokumentation und Zeugen können entscheidend sein.

Was nach der Kündigung zu beachten ist

Nach einer Kündigung gibt’s für Arbeitnehmer einiges zu regeln, um keine Ansprüche zu verlieren und den Ausstieg möglichst reibungslos zu gestalten. Dazu zählen die Übergabe der Aufgaben, der Umgang mit Resturlaub, das richtige Kündigungsschreiben, das Einfordern von Zeugnissen und der Kontakt zur Personalabteilung oder zum Betriebsrat.

Übergabe und Resturlaub

Nach der Kündigung sollte die Übergabe offener Aufgaben organisiert werden. Am besten erstellt man eine Liste aller laufenden Projekte und übergibt sie an die zuständige Person.

Der Resturlaub ist oft ein Thema. Arbeitnehmer haben Anspruch darauf, noch offene Urlaubstage zu nehmen oder sich auszahlen zu lassen, wenn das nicht klappt. Am besten klärt man das frühzeitig mit der Personalabteilung.

Eine schriftliche Bestätigung über genommene und verbleibende Urlaubstage ist hilfreich, um spätere Diskussionen zu vermeiden.

Zusammenarbeit bedanken im Kündigungsschreiben

Ein kurzer Dank für die Zusammenarbeit im Kündigungsschreiben ist höflich und sorgt meist für einen angenehmeren Abschied, besonders nach längerer Zeit im Unternehmen.

Beispiel für einen Satz:
„Ich danke Ihnen für die angenehme Zusammenarbeit und die Erfahrungen, die ich in Ihrem Unternehmen sammeln konnte.“

So ein Dank ist aber freiwillig. Wer das nicht möchte, muss es nicht schreiben.

Anrechte auf Arbeitszeugnis und qualifiziertes Arbeitszeugnis

Nach der Kündigung hat jeder Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Empfehlenswert ist es, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu verlangen, weil darin neben den Aufgaben auch Leistung und Verhalten beurteilt werden.

Die Unterschiede sind:

Zeugnisart	Inhalt
Einfaches Arbeitszeugnis	Bestätigt Anstellung und Dauer
Qualifiziertes Zeugnis	Enthält Angaben zu Leistung und Sozialverhalten

Gerade für Bewerbungen ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis viel wert. Die Nachfrage sollte schriftlich an die Personalabteilung gehen.

Rolle der Personalabteilung und des Betriebsrats

Bei allen Fragen rund um Kündigungsfristen, Urlaub oder das Arbeitszeugnis ist die Personalabteilung die richtige Adresse. Wichtige Unterlagen sollten rechtzeitig angefordert werden.

Der Betriebsrat hilft, wenn Unsicherheit herrscht oder es Streit gibt. Besonders bei Fragen wie Kündigungsschutzklage oder rechtlichen Schritten kann der Betriebsrat wertvolle Tipps geben.

Folgen einer Kündigung und weiterführende Schritte

Nach der Kündigung stehen oft finanzielle und rechtliche Themen an. Es lohnt sich, frühzeitig mit dem Arbeitgeber zu sprechen und die eigene Absicherung im Blick zu behalten.

Arbeitslosengeld und Sperrzeit

Nach der Kündigung sollte man sich schnellstmöglich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden – spätestens drei Tage nach Zugang der Kündigung. Wer zu spät dran ist, riskiert eine Kürzung beim Arbeitslosengeld.

Bei einer Eigenkündigung oder verhaltensbedingten Kündigung kann eine Sperrzeit verhängt werden. Die dauert in der Regel zwölf Wochen. Währenddessen gibt es kein Arbeitslosengeld.

Tabelle: Zeitplan nach der Kündigung

Schritt	Zeitpunkt
Arbeitsuchend melden	Innerhalb 3 Tagen
Anspruch auf ALG prüfen	Nach Meldung
Sperrzeit prüfen	Nach Eigenkündigung

Wichtige Unterlagen wie das Kündigungsschreiben und Gehaltsabrechnungen sollte man griffbereit haben.

Schadensersatz und Gehalt

Nach der Kündigung am besten prüfen, ob das letzte Gehalt stimmt. Auch offene Lohnansprüche oder Urlaubsabgeltung gehören auf die Endabrechnung. Fehlt etwas, kann eine Mahnung helfen.

In manchen Fällen gibt es Schadensersatz, etwa bei einer ungerechtfertigten Kündigung. Wie hoch der ausfällt, hängt vom Einzelfall ab – manchmal lohnt sich juristischer Rat.

Wichtige Punkte:

• Letzte Gehaltsabrechnung prüfen
• Offene Ansprüche im Blick behalten
• Schnell handeln, falls etwas fehlt

Das Kündigungsgespräch führen

Im Kündigungsgespräch können noch offene Fragen und Formalitäten geklärt werden. Ruhig bleiben, nichts vorschnell unterschreiben – das ist wichtig. Es kann auch um Aufhebungs- oder Abwicklungsverträge gehen.

Tipp: Notizen während des Gesprächs machen es leichter, später alles nachzuvollziehen. Wer unsicher ist, kann eine Vertrauensperson oder den Betriebsrat mitnehmen. Nach dem Gespräch sollten alle wichtigen Unterlagen, wie das Kündigungsschreiben, übergeben werden.