Bewerbung per E-Mail – Tipps & Regeln für erfolgreiche Online-Bewerbungen
Bei einer Bewerbung per E-Mail ist es wirklich wichtig, alle Unterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufassen und den E-Mail-Text klar sowie höflich zu halten. Wenn man den Namen der Ansprechperson kennt, sollte man sie direkt ansprechen – das zeigt echtes Interesse und kommt meist gut an.
Die Reihenfolge der Dokumente sollte stimmen: Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf, dann Zeugnisse. Eine sinnvolle Betreffzeile sorgt dafür, dass die Mail nicht untergeht. Wer diese Kleinigkeiten beachtet, wirkt gleich professioneller und vermeidet typische Stolperfallen.
Grundlagen der Bewerbung per E-Mail
Digitale Bewerbungen gehören heute einfach dazu. Sie ermöglichen schnelle Kommunikation und haben ein paar Besonderheiten im Vergleich zur klassischen Papierbewerbung.
Was ist eine Bewerbung per E-Mail?
Eine Bewerbung per E-Mail ist im Grunde eine Online-Bewerbung, bei der man seine Unterlagen elektronisch verschickt – meistens als PDF-Anhang. Typisch sind Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse oder Zertifikate.
Die E-Mail-Adresse des Empfängers sollte natürlich stimmen. Im Betreff stehen Position und eventuell ein Referenzcode der Stelle. Im E-Mail-Text weist man kurz auf die Bewerbung hin, die eigentlichen Unterlagen hängen als PDF dran.
Wichtig ist eine seriöse E-Mail-Adresse und eine höfliche Anrede. Tippfehler sollte man vermeiden und die Anhänge klar benennen. Viele fügen auch eine digitale Unterschrift unter das Anschreiben.
Unterschiede zur klassischen Bewerbung
Der größte Unterschied ist das Medium: Früher ging alles per Post, heute läuft es digital. Das heißt, alle Dokumente werden zu einer PDF zusammengefügt und sinnvoll benannt.
Eine digitale Bewerbung ist meist schneller beim Unternehmen und Papier wird nicht mehr verlangt – das spart Ressourcen. Außerdem kann man Unterlagen nachträglich leichter ergänzen.
Statt wie bei Papierbewerbungen alles zum Durchblättern beizulegen, gibt’s bei der E-Mail eine kurze Einleitung im Text. Die handschriftliche Unterschrift wird durch eine digitale ersetzt.
Vorteile und Herausforderungen
Vorteile:
- Schnelle und direkte Zustellung
- Keine Druck- oder Portokosten
- Leicht nachzuverfolgen
- Umweltfreundlich, weil papierlos
Herausforderungen:
- Anhänge dürfen meist nicht größer als 5 MB sein.
- Manche Versandwege sind unsicher – Datenschutz ist ein Thema, gerade bei sensiblen Daten.
- PDFs sehen je nach Software manchmal unterschiedlich aus, was zu Formatproblemen führen kann.
- Bewerbungen landen leider auch mal im Spam.
Ordentliche Dateinamen, eine seriöse E-Mail-Adresse und fehlerfreie Unterlagen sind wirklich entscheidend. Es hilft auch, regelmäßig den Posteingang zu checken, damit keine Antwort verloren geht.
Wichtige Regeln und Vorbereitung
Für eine gelungene Bewerbung per E-Mail zählen eine seriöse Absenderadresse, eine klare Betreffzeile und der richtige Versandzeitpunkt. Wer das beachtet, hebt sich positiv ab.
Seriöse E-Mail-Adresse wählen
Die E-Mail-Adresse sollte professionell wirken, am besten einfach Vor- und Nachname, zum Beispiel max.mustermann@email.de. Fantasienamen oder alberne Begriffe sind ein No-Go – sie hinterlassen keinen guten Eindruck.
Ist der eigene Name schon vergeben, kann man mit einem zusätzlichen Zeichen oder einer Zahl arbeiten, aber bitte nicht zu kreativ werden. Am besten trennt man private und geschäftliche E-Mail-Adressen, das hält alles übersichtlich.
Auch der Provider hat Einfluss: Bekannte Anbieter wie Gmail, GMX oder Outlook gehen klar. Veraltete oder exotische Dienste wirken manchmal unprofessionell.
| Richtige Beispiele | Falsche Beispiele |
|---|---|
| vorname.nachname@… | liebeskeks123@… |
| v.nachname@… | superheld1990@… |
Betreffzeile korrekt formulieren
Die Betreffzeile sollte sofort klar machen, worum es geht. Zum Beispiel: Bewerbung als Bürokauffrau – Christina Müller oder Bewerbung auf die Stelle als IT-Support, Kennziffer 12345.
Wichtige Infos wie Stellenanzeige, genaue Position und eventuell eine Referenznummer gehören rein. So kann die Mail direkt zugeordnet werden.
Die Betreffzeile sollte nicht zu lang sein, aber alles Wichtige enthalten. Zu allgemeine Formulierungen führen leicht dazu, dass die Bewerbung übersehen wird.
Beispiele für gute Betreffzeilen:
- Bewerbung als Industriekaufmann – Max Schmidt
- Bewerbung auf Ihre Ausschreibung (Kennziffer 8765)
Optimaler Zeitpunkt des Versands
Der Versandzeitpunkt kann wirklich einen Unterschied machen. Am besten schickt man Bewerbungen an Werktagen zwischen 8 und 11 Uhr – dann werden sie meist zuerst gelesen.
Abends, am Wochenende oder an Feiertagen? Eher ungünstig. Da kann die Mail schnell untergehen.
Wer den richtigen Zeitpunkt wählt, zeigt, dass er mitdenkt und die Arbeitszeiten des Unternehmens respektiert. Das kann die Chancen auf eine schnelle Antwort erhöhen.
Eine durchdachte Versandzeit rundet den Gesamteindruck ab und erspart unnötige Wartezeiten.
Aufbau und Inhalte der E-Mail-Bewerbung
Eine E-Mail-Bewerbung besteht aus mehreren Teilen. Der Text sollte übersichtlich sein, einen Bezug zur Stellenanzeige haben und klar adressiert werden. Die richtige Anrede und eine vollständige Signatur gehören dazu.
Text in der E-Mail strukturieren
Der E-Mail-Text sollte einfach und verständlich sein. Am Anfang steht eine kurze Einleitung mit der Stelle, auf die man sich bewirbt.
Im Hauptteil folgen ein paar Sätze zur eigenen Person und Motivation – drei bis fünf Sätze reichen meist völlig. Zu lange Texte wirken schnell abschreckend.
Wichtige Infos lassen sich auch als Stichpunkte aufführen:
- Name und Position, auf die man sich bewirbt
- Kurze Zusammenfassung der Qualifikationen
- Welche Anhänge beigefügt sind (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse)
Zum Schluss noch ein Satz, dass man sich über eine Rückmeldung freut – fertig. So bleibt alles klar und professionell.
Bezug auf die Anzeige herstellen
Der Bezug zur Stellenanzeige ist für die Personalabteilung wichtig, damit die Bewerbung schnell zugeordnet werden kann.
Im Betreff und im ersten Satz sollte die genaue Stellenbezeichnung stehen, wie sie in der Anzeige steht, zum Beispiel:
Betreff: Bewerbung als Kaufmann für Büromanagement (Referenznummer 2025-10).
Im Text kann man kurz erwähnen, wo man die Anzeige gefunden hat und warum die Position interessant ist. Das zeigt, dass man sich wirklich mit dem Job beschäftigt hat.
Auch ein Hinweis, warum man gut zur Stelle passt, kommt immer gut:
„Ich habe Ihre Anzeige auf der Website gelesen und sehe in den genannten Aufgaben eine gute Möglichkeit, meine bisherigen Erfahrungen einzubringen.“
Anrede und E-Mail-Signatur
Die Anrede richtet sich immer an eine konkrete Person, wenn diese bekannt ist. Gibt’s keinen Namen, geht auch „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Am Ende ein höflicher Gruß wie „Mit freundlichen Grüßen“.
Die E-Mail-Signatur sollte alle wichtigen Kontaktdaten enthalten:
| Kontaktangaben | Beispiel |
|---|---|
| Vor- und Nachname | Max Mustermann |
| Adresse | Musterstraße 12, 12345 Berlin |
| Telefonnummer | +49 123 456789 |
| E-Mail-Adresse | max.mustermann@email.de |
Eine vollständige Signatur macht es der Personalabteilung leicht, zurückzurufen oder eine Mail zu schicken. Wer sich aus dem Ausland bewirbt, sollte die Landesvorwahl bei der Telefonnummer nicht vergessen.
Bewerbungsunterlagen richtig versenden
Wenn du deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail verschickst, sollten alle Dateien ordentlich angehängt und sinnvoll benannt sein. Am besten ist alles übersichtlich und im passenden Format, damit der Empfänger sich nicht erst durch ein Datenchaos wühlen muss.
Das Anschreiben als PDF-Dokument
Das Anschreiben (oder Bewerbungsschreiben) gehört immer als eigene PDF-Datei dazu. Es steht meist ganz vorne in der Bewerbungsmappe, meistens gleich nach einem Deckblatt – falls du eines verwendest. Das PDF-Format sorgt dafür, dass alles genau so ankommt, wie du es formatiert hast, und keine komischen Fehler auftauchen.
Beim Anschreiben sollte wirklich alles stimmen – klar, korrekt und ohne Tippfehler. Eine handgeschriebene Unterschrift am Ende macht einen guten Eindruck. Einfach auf weißem Papier unterschreiben, einscannen und ins Dokument einfügen. So bleibt der Inhalt wie er ist, und niemand kann daran herumdoktern.
Zum Beispiel kannst du die Datei so nennen:
Mustermann_Max_Anschreiben.pdf
Lebenslauf und weitere Anlagen
Der Lebenslauf ist nach dem Anschreiben das Herzstück deiner Bewerbung. Auch hier: bitte als PDF anhängen. Danach kommen weitere Anlagen wie Zeugnisse, Zertifikate oder Arbeitsproben dazu.
Oft ist es am praktischsten, alle Anlagen in einem einzigen PDF zusammenzufassen. Das macht es für den Empfänger leichter, den Überblick zu behalten. Die Reihenfolge könnte zum Beispiel so aussehen:
- Deckblatt (wenn du eins hast)
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse und Nachweise
- Arbeitsproben (nur falls wirklich nötig)
Passende Dateiformate wählen
PDF ist eigentlich immer die beste Wahl. Das sieht auf jedem Gerät gleich aus, egal welches Betriebssystem. Word-Dateien oder andere bearbeitbare Formate sind eher ungünstig, weil die Formatierung verrutschen kann.
Die Größe jeder Datei sollte nicht ausufern – am besten zwischen 5 und 10 MB. Falls du richtig große Arbeitsproben hast, kannst du einen Download-Link angeben, aber nur, wenn das in der Stellenanzeige erlaubt ist. Die Dateinamen sollten eindeutig sein, zum Beispiel:
Mustermann_Max_Bewerbungsunterlagen.pdf
Bewerbungsfoto und Unterschrift einfügen
Das Bewerbungsfoto gehört direkt in den Lebenslauf. Es sollte aktuell und professionell sein – bitte kein Urlaubsfoto. Das Bild kommt meistens oben in den Lebenslauf, rechts oder links neben deinen Kontaktdaten. Ein extra Foto im Anhang ist eigentlich nicht üblich.
Die Unterschrift setzt du unter das Anschreiben und auch am Ende des Lebenslaufs. Dafür einfach auf weißem Papier unterschreiben, einscannen und die Grafik an der passenden Stelle im PDF einfügen. Das zeigt, dass du dir Mühe gibst und auf Details achtest.
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Häufig gestellte Fragen
Beim Verschicken einer Bewerbung per E-Mail kommt es auf viele Kleinigkeiten an – vom Text bis zur Zusammenstellung der Unterlagen. Sogar die digitale Unterschrift oder die Wahl einer passenden Vorlage können entscheidend sein.
Was gilt es beim Verfassen einer E-Mail bei E-Mail-Bewerbungen zu beachten?
Die Absender-Adresse sollte seriös wirken, am besten mit deinem Vor- und Nachnamen. Betreff, Anrede und Grußformel gehören immer dazu. Schreib die E-Mail höflich und ohne Fehler.
Der Text selbst sollte kurz und knapp sein, aber alles Wichtige enthalten. Ein kleiner Hinweis auf die angehängten Unterlagen reicht oft schon.
Wie gestalte ich das Anschreiben, wenn ich meine Bewerbung per E-Mail versende?
Das Anschreiben wird als PDF angehängt, nicht direkt in die E-Mail geschrieben. Im E-Mail-Text genügt ein kurzer Hinweis auf die Bewerbung und die angefügten Unterlagen.
Im Anhang bleibt das Anschreiben wie ein klassischer Brief aufgebaut.
Sollten alle Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst werden?
Viele Unternehmen wünschen sich alle Unterlagen gebündelt in einer PDF-Datei – also Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise.
So bleibt alles übersichtlich und wirkt professionell. Die Datei sollte aber nicht zu groß sein, meistens maximal 5 MB.
Wie kann ich mein E-Mail-Anschreiben kreativ gestalten, um positiv aufzufallen?
Kreativität zeigt sich vor allem durch eine persönliche und gut gewählte Sprache. Standardfloskeln? Lieber vermeiden. Schreib individuell für das Unternehmen.
Trotzdem bleibt ein höflicher Ton wichtig. Grafische Spielereien wie Farben oder Bilder passen nur, wenn es wirklich zur Branche passt.
Gibt es kostenlose Muster für E-Mail-Bewerbungen, die ich verwenden kann?
Im Netz gibt’s viele kostenlose Muster für E-Mail-Bewerbungen. Jobportale und Karriereseiten bieten oft professionelle Vorlagen zum Download an.
Die helfen beim Aufbau und bei der Formulierung, aber du solltest sie immer an deine eigene Situation anpassen.
Ist die Unterschrift in einer digitalen Bewerbung notwendig und wenn ja, wie füge ich sie am besten ein?
Eine Unterschrift im PDF-Anschreiben ist nicht zwingend erforderlich, kommt aber oft gut an. Am einfachsten scannt man sie ein oder fotografiert sie mit dem Smartphone und fügt das Bild ins Dokument ein.
